In heel veel grote ICT-organisaties zijn beheer en projecten verschillende activiteiten. Het beheer richt zich op onderhoud en verbetering van de bestaande situatie, projecten richten zich op vernieuwing. Soms, als een verbetering een grote verandering meebrengt, wordt dat ook door de projectorganisatie opgepakt.

Boeren en Jagers

Iedere ICT-organisatie kent de problemen van deze scheiding: de beheerorganisatie stuurt op duurzame continuïteit, de projectorganisatie op haalbaarheid van projecten in termen van tijd en geld. Dit dilemma wordt gevoeld als het prehistorisch verschil tussen boeren en jagers.
Wel in productie, niet in beheer
Het gevolg van een stricte scheiding is dat de oplevering van een project aan de beheerorganisatie vaak stroef verloopt. Veel producten gaan wel in productie, maar worden niet in beheer genomen, omdat niet aan de eisen is voldaan. Het project heeft dan vaak al décharge of in ieder geval geen budget meer om de in beheername nog te regelen. Heel veel tijd gaat verloren met deze discussie of het (achteraf) oplossen van het beheerprobleem.

Wie betaalt, bepaalt?

De kern van dit probleem zit in het eigenaarschap van de verandering, wat in veel organisaties op papier is geregeld, maar waar nauwelijks op wordt gestuurd. Meestal volgt het eigenaarschap de geldstroom, de ‘business’ is dan eigenaar en wie betaalt, bepaalt. Op de vraag (en financiering) uit de organisatie wordt een ICT-project geformeerd, die een product oplevert. Soms wordt de beheerorganisatie al tijdig betrokken, maar vaak mag zij aan het eind alleen het resultaat in beheer nemen. De organisatie oefent daarop grote druk uit, het project bestaat al niet meer, dus van een echte keuze is geen sprake.

Beheer als eigenaar van verandering

Een oplossing om het dilemma te doorbreken is om de beheerorganisatie eigenaar te maken van iedere verandering in het ICT-landschap. De beheerorganisatie neemt de vraag uit de business aan, bepaalt de impact op de bestaande situatie (ook bij volledig nieuwe initiatieven, die ook getoetst moeten worden aan bestaande uitgangspunten, zodat deze bewust aangepast kunnen worden) en is de opdrachtgever aan het ICT-project. Het project voert de opdracht uit en levert op aan de beheerorganisatie, die vervolgens aan de klant in de organisatie oplevert.

Het eigenaarschap op deze manier binnen de ICT-organisatie beleggen draagt zorg voor een heldere besluitvormingsstructuur en het oplossen van de problemen van wederkerigheid in de projectfase en in beheername aan het eind daarvan.

Ondernemende boeren

Het meest gehoorde argument tegen deze werkwijze is dat de behoudende cultuur en aard van medewerkers in de beheerorganisatie een dergelijke oplossing in de weg staan, omdat deze een rem op verandering zou zetten.

Uitdaging

Juist daar ligt de uitdaging voor iedere organisatie: niet het verstoppen van een probleem door de structuur te veranderen, maar door dat probleem aan te gaan en zorg te dragen voor een beheerorganisatie met ‘ondernemende boeren’ die de ‘jagers’ uitsturen. Een wezenlijke verandering die leidt tot meer succesvolle verandering in ICT.